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Informativa ex art. 13

Codice della Privacy Decreto legislativo, testo coordinato, 30/06/2003 n° 196, G.U. 29/07/2003

Informativa ex artt. 13 e 14 GDPR 

Regolamento ue 2016/679
(25 maggio 2018)

Nelle attività da iniziare è previsto il trattamento di dati personali?

L’informativa è un obbligo generale che va adempiuto prima o al massimo al momento di dare avvio alla raccolta per il trattamento di dati personali.

Occorre ricordare che l’obbligo non scatta:

• quando il trattamento concerne dati che non sono personali bensì anonimi (es., dati aggregati o statistici);
• quando il trattamento riguarda i dati di enti / persone giuridiche: la normativa a protezione dei dati personali non concerne le informazioni relative a soggetti diversi dalle persone fisiche l’attenzione sarà focalizzata sulla circostanza che, il trattamento di dati dell’ente persona giuridica include inevitabilmente quello dei dati riconducibili alle persone fisiche che la rappresentano o semplicemente vi lavorano.

Vale integralmente quanto detto sull’argomento nell’omologo riquadro del TU.

Nella attività da iniziare è previsto l’obbligo dell’informativa?

Non deve prestare l’informativa:

• la persona fisica che effettui il trattamento dei dati per fini esclusivamente personali e i dati non siano destinati ad una comunicazione sistematica ovvero alla diffusione;
• il titolare che riceva un curriculum vitae spontaneamente trasmesso dall’interessato, almeno fino al momento del primo contatto successivo con l’interessato, quando sarà quindi dovrà rendere una informativa breve contenente almeno l’indicazione:

1. della finalità del trattamento;
2. dei soggetti o categorie di soggetti cui i dati possono essere comunicati e l’ambito di diffusione se prevista, dei medesimi;
3. gli estremi identificativi del titolare ovvero del responsabile per il riscontro all’interessato, se nominato.

Non è tenuta a prestare l’informativa la persona fisica che effettui il trattamento dei dati per attività a carattere esclusivamente personale e domestico.

Il titolare ha reso in precedenza una informativa per attività similare?

Per stabilire se si è di fronte ad una attività similare se non identica, bisogna fare precipuo riferimento alla finalità del trattamento. In ogni caso, l’eventuale nuova informativa potrà non comprendere gli elementi già noti all’interessato.

L’interessato dispone già delle informazioni?

In questo caso l’informativa non è dovuta.

I dati sono raccolti presso l’interessato o presso un terzo?

Nel caso di raccolta dei dati presso il terzo, l’informativa è data all’interessato:

• nel momento in cui i dati sono registrati;
• è prevista la comunicazione al momento del primo contatto.

L’informativa deve comprendere, oltre alle informazioni richieste in generale, anche l’indicazione delle categorie di dati trattati (solo dati personali comuni o anche dati sensibili e/o giudiziari).

Nel caso di raccolta dei dati presso il terzo, l’informativa è data all’interessato:

• entro un termine “ragionevole” e comunque entro 1 mese;
• è prevista la comunicazione non oltre il primo contatto con l’interessato o ad altro destinatario.

L’informativa deve essere completa dei contenuti prescritti in via generale, con le seguenti novità:

• l’indicazione delle categorie dei dati personali oggetto del trattamento;
• l’indicazione della fonte da cui hanno origine i dati personali (che può essere anche fonte accessibile al pubblico);
• si omette l’informazione circa la natura obbligatoria o meno della comunicazione di dati personali, perché nella fattispecie i dati non sono raccolti presso l’interessato.
• la facoltà alla trasportabilità.

(Nel caso di raccolta presso terzi) Il titolare è sempre tenuto ad informare l’interessato?

Il TU individua tre fattispecie nelle quali il titolare non è tenuto a informare l’interessato, quando:

• il trattamento è da eseguire in base ad un obbligo di legge o di regolamento ovvero in base ad una norma comunitaria;
• i dati sono da trattare ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive ovvero per far valere/difendere un diritto in sede giudiziaria;
• l’informativa all’interessato comporti un impiego di mezzi che il Garante, prescrivendo eventuali misure appropriate, dichiari manifestamente sproporzionati rispetto al diritto tutelato, ovvero si riveli, sempre per il Garante, impossibile.

Il GDPR individua le fattispecie in cui il titolare non è tenuto a informare l’interessato, quando:

• l’interessato dispone già delle informazioni;
• comunicare tali informazioni risulta impossibile o  implicherebbe uno sforzo sproporzionato;
• l’ottenimento o la comunicazione sono espressamente previsti dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare;
• i dati personali debbano rimanere riservati per obbligo di segreto professionale disciplinato dal diritto dell’Unione o degli Stati membri.

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L’informativa è da rendere in forma scritta o orale?

Sono forme parimenti ammesse dalla legge ma è chiaro che una informativa scritta (riportata su supporto cartaceo/digitale e inviata/consegnata al destinatario con evidenza della ricezione da parte del medesimo) costituisce prova obiettiva dell’assolvimento dell’obbligo da parte del titolare.

L’informativa deve essere resa in forma:

• concisa
• trasparente
• intelligibile
• facilmente accessibile
• con un linguaggio semplice e chiaro (in particolare per il caso di minori).

L’informativa deve essere resa per iscritto in maniera tradizionale o con altri mezzi anche elettronici, come per es., la posta elettronica. Ove richiesto dall’interessato, l’informativa è da rendere oralmente purché sia comprovata l’identità dell’interessato informato, anche qui può essere opportuno che il titolare si procuri e conservi una attestazione di aver ricevuto l’informazione.

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Quale è, quali sono la oppure le finalità del trattamento?

La domanda offre lo spunto per una attenta riflessione. Può riscontrarsi in tal modo come all’interno di una presunta unica finalità ve ne siano, in realtà, di più.

Occorre pertanto che:

• a ciascuna finalità del trattamento siano correlate tutte le informazioni imposte dall’art. 13 è come se, nel caso di finalità plurime, si redigessero altrettante informative in un unico contesto documentale;
• l’interessato (il soggetto, cioè, cui i dati si riferiscono) sia messo in condizione di scegliere liberamente, per es., di prestare il consenso discriminando anche un singolo trattamento. (libertà del consenso).

Vale integralmente quanto scritto nell’omologo riquadro per il TU.

Viene aggiunta una presa di coscienza da parte del titolare dei dati il quale solo con una meticolosa valutazione preventiva dimostrabile potrà sottrarsi all’applicazione indiscriminata di sanzioni.

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Quali sono le modalità del trattamento?

La domanda è riferita soprattutto alle cautele/misure di sicurezza adottate al fine di eseguire il trattamento nel rispetto dei principi di riservatezza, integrità e disponibilità dei dati. E’ sufficiente che l’informativa rechi una descrizione di sintesi, senza cioè entrare in dettagli che potrebbero renderla oltremodo lunga, faticosa e incomprensibile.

L’informativa ai sensi del GDPR non è chiamata a informare specificamente sull’argomento.

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La base giuridica del trattamento

È richiesta dal GDPR mentre non è direttamente richiamata dal TU. La ricognizione di cui al successivo punto 11 fornisce in ogni caso una informazione al riguardo.

Per base giuridica del trattamento si può intendere la necessità di indicare la font ovvero l’origine ma anche  la giustificazione del trattamento ad esempio:

• in una organizzazione a carattere sociale o sportivo;
• in una norma di legge;
• *nell’adempimento di un contratto;
• *nella soddisfazione di una richiesta dell’interessato.

*Nel caso di sussistenza di un obblighi contrattuali o di risposta alle richieste dell’utenza, è opportuno fornire indicazioni precise.

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Nel TU non si fa riferimento

Al legittimo interesse del titolare o di terzi di cui al GDPR. Dal punto di vista sostanziale, l’informazione può dirsi compresa nell’ambito delle finalità del trattamento.

Quando il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi (es., trattamento finalizzato a prevenire delitti, ecc.) – a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore, è necessario che il titolare espliciti detto interesse.

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Il conferimento dei dati è obbligatorio o facoltativo?

Il conferimento dei dati può essere dovuto:

• ad un obbligo di legge
• ad un obbligo contrattuale
• ad una richiesta dell’interessato.

Da ciò si desume la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento.

L’informativa deve precisare se l’interessato possa o meno rifiutare la fornitura dei dati e quali siano le conseguenze dell’eventuale rifiuto. Come in precedenza.

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Quali sono le conseguenze del rifiuto di fornire i dati da parte dell’interessato?

Questa informazione consegue logicamente al contenuto di quella di cui al precedente punto. Ciò comporta la distinzione tra i casi in cui, essendo implicato/a:

• un obbligo di legge, il rifiuto di fornire i dati impedisca l’assolvimento dell’obbligo ed esponga eventualmente l’interessato anche a sanzioni contemplate dall’ordinamento giuridico;
• un obbligo contrattuale, il rifiuto di fornire i dati precluda l’esecuzione del contratto ed esponga l’interessato ad una eventuale responsabilità per inadempimento contrattuale;
• una richiesta dell’interessato, questi semplicemente non riceva la prestazione richiesta;

Dal punto di vista logico-giuridico valgono le considerazioni svolte bel riquadro per il TU.

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A quali soggetti saranno comunicati i dati raccolti?

Anche questo è un quesito che impone di prefigurare a priori il flusso delle informazioni dal titolare verso l’esterno. Si presti attenzione al fatto che:

• deve trattarsi di un flusso informativo coerente con la finalità del trattamento ad es., se i dati sono raccolti per finalità di esecuzione di un rapporto di studio o sport, non è lecito che i dati siano comunicati ad una società che si occupa di web-analysis;
• ad ogni finalità del trattamento di norma si associa un elenco di soggetti a cui i dati potranno essere comunicati.

Oltre alla comunicazione di dati a terzi, l’interessato deve altresì essere informato dell’eventuale diffusione di detti dati, ove prevista e coerente con le finalità del trattamento, ad ogni buon conto la diffusione non potrà mai concernere dati idonei a rivelare lo stato di salute se conosciuto.

Lo scopo di questo requisito particolarmente importante dell’informativa è:

• rendere edotto l’interessato della destinazione dei dati riferiti;
• metterlo in condizione di esercitare pienamente i diritti di controllo sull’utilizzo degli stessi dati.

E’ requisito analogo a quello già previsto nell’informativa ex art. 13 TU. Anche qui la finalità della norma è rendere consapevole l’interessato della destinazione dei dati a sé riferiti e permettergli l’esercizio dei vari diritti connessi al trattamento.

Valgono dunque tutte le ulteriori considerazioni svolte nel riquadro per il TU.

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L’informazione sull’eventuale trasferimento dei dati extra-UE

Verso organizzazioni internazionali specificamente richiesta dal GDPR è da inserire, almeno come indicazione dei destinatari dei dati, all’interno di quanto previsto al punto precedente. Nel TU è del resto presente una disciplina del trasferimento dei dati in Paesi extra-UE, in adempimento della quale può essere necessario il consenso stesso dell’interessato (che ovviamente presuppone una idonea informativa).

In caso affermativo, l’informativa deve chiarire all’interessato:

• se esista o meno una decisione di adeguatezza della Commissione UE. In sintesi se la Commissione ha deciso che il paese terzo, uno specifico territorio o uno o più settori specifici all’interno del paese terzo, o l’organizzazione internazionale in questione garantiscono un livello di protezione adeguato. In tal caso il trasferimento non necessita di autorizzazioni specifiche;
• in carenza di quanto sopra, si deve fare riferimento alle garanzie appropriate od opportune e l’indicazione dei mezzi per ottenere una copia di tali dati o del luogo dove sono stati resi disponibili.

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Non è richiesta dal TU una informazione concernente il tempo o periodo di conservazione dei dati.

Si tratta di una informazione non sempre agevole. Implica una capillare autoanalisi dell’organizzazione del titolare, che deve preventivamente definire il tempo di conservazione dei dati, ovviamente, in relazione alla finalità del trattamento. E’ evidente che un trattamento di dati che si protragga oltre la scadenza temporale connessa, deve quanto meno essere preceduto da una nuova informativa ed essere sottoposto, ove richiesto, al consenso dell’interessato.

Se l’indicazione di tale periodo non è possibile, si debbono perlomeno esplicitare i criteri per determinarlo.

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L’interessato è informato dei diritti di cui all’art. 7?

L’informativa deve contenere una anche se succinta informazione dove si riepilogano i diritti dell’interessato:

• ad ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati personali e, nel caso, la loro comunicazione in forma intelligibile;
• l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi abbia interesse, l’integrazione dei dati; la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati;
• di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta, ovvero al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

L’interessato ha diritto:

• di accesso ai dati personali;
• di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano;
• di opporsi al trattamento;
• alla portabilità dei dati;
• di revocare il consenso (l’informazione da rendere all’interessato circa il diritto di revoca del consenso non può ovviamente concernere i casi in cui il trattamento, ad esempio, necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento o per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;
• di proporre reclamo all’autorità di controllo (Garante Privacy).

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L’informazione su un eventuale processo automatizzato

Ivi inclusa la profilazione per quanto non specificamente richiesta dal TU può ritenersi compresa nelle finalità e modalità del trattamento.

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Chi è titolare del trattamento?

È immediata o agevole l’identificazione del titolare del trattamento: in tal caso occorre senz’altro comprendere a chi siano riconducibili le scelte fondamentali concernenti il trattamento e, segnatamente, quelle attinenti alle finalità e alle modalità del trattamento.

L’informativa deve contenere il nome e cognome o la ragione sociale la denominazione del titolare, con i necessari riferimenti per i contatti quali la sede legale, il numero di telefono, l’indirizzo mail, ecc..

Valgono qui considerazioni analoghe a quelle per il TU.

L’art. 13 GDPR impone la esplicitazione:

• dell’identità del titolare, nome e cognome ovvero la ragione sociale la denominazione, il domicilio sede, ecc.;
• dei dati di contatto quali il telefono, la e-mail, ecc..

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E’ nominato un responsabile del trattamento?

La nomina di un responsabile del trattamento è facoltativa. Il titolare vi ricorre, al fine di indicarla nell’informativa, quando vuole procurare agli interessati un interlocutore dedicato, presso cui essi possano esercitare i diritti di cui all’art. 7 ed ottenere il c.d ‘riscontro’. Il responsabile può essere:

• una persona fisica;
• un organismo interno o anche un ente od una persona giuridica.

Per conseguenza, i dati identificativi del responsabile e quelli di contatto con il medesimo – ove nominato – debbono figurare nell’informativa.

Facoltativo ma se nominato, l’informativa deve contenere in tal caso anche i dati di contatto del responsabile.